辦公室檔案管理制度

時間：2024-08-12 01:22:01 制度

辦公室檔案管理制度范本

　　為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。

辦公室檔案管理制度范本

　　為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

　　一、立卷、歸檔

　　第一條各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

　　第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

　　第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

　　第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，區分文件的保存價值，便于保管和利用。

　　第五條立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

　　2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

　　4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

　　5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

　　(2)長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

　　(3)短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

　　2、會議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

　　第七條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　第八條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

　　第九條歸檔時間。部門應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

　　第十條歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔文件齊全、完整。

　　2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

　　3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網檔案盒。

　　二、檔案的管理和利用

　　第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第十三條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

　　第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

　　第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

　　第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　第十八條平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。

　　第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

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