關(guān)于商務(wù)英語(yǔ)初級(jí)考試商務(wù)信函的步驟
Business Correspondence(2) 商務(wù)信函(2)
對(duì)于母語(yǔ)不是英語(yǔ)的人來(lái)說(shuō)，用英語(yǔ)在信中流暢、清晰地表達(dá)自己的想法并非易事。那么我們?cè)鯓硬拍芨玫貢?shū)寫(xiě)信函呢?下面書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函的7個(gè)步驟會(huì)幫助我們解決問(wèn)題：
1. Write down your aim. 寫(xiě)下發(fā)信的目的。
2. Assemble all the relevant information. 搜集所有的有關(guān)資料。
3. Arrange the points in order of importance. 按重要性的順序安排要點(diǎn)，決定哪些是可以省略的觀點(diǎn)。
4. Write an outline in note form. 以筆記的形式寫(xiě)出一個(gè)綱要。
5. Write a first draft. 寫(xiě)出第一稿。
6. Revise your first draft by considering these questions: 通過(guò)考慮這些問(wèn)題修改草稿。
information: 材料，是否包括所有要點(diǎn)。
English: 英文，語(yǔ)法、拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)是否正確。
Style: 風(fēng)格是否吸引人，是否簡(jiǎn)潔。
7. Write or type your final version. 寫(xiě)出或打印最后成稿。
下面讓我們具體地學(xué)習(xí)如何書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函，請(qǐng)大家在傾聽(tīng)講解時(shí)，注意信函中連接詞的用法，以及信函的各種結(jié)尾方式。
本課的重點(diǎn)單詞和句型
since 既然……;由于……
now that … 既然……
due 到期的，應(yīng)當(dāng)?shù)?/p>
be due to 因?yàn)椋捎?預(yù)定……
appreciate 感激
at your earliest convenience. 盡早……
without delay 立即… …
as soon as possible 盡快……
hear from sb 收到某人來(lái)信
在上一課中，我們接觸到了Fish先生詢價(jià)信的上半部分，并學(xué)習(xí)了商務(wù)信函的主題和開(kāi)頭，下面我們就來(lái)看看Fish先生是怎樣書(shū)寫(xiě)信件的內(nèi)容和結(jié)尾的。 首先讓我們?cè)賮?lái)熟悉一遍這封詢價(jià)信：
HERITAGE FINANCE LIMITED
22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
29 January 199-
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
Reference: Financial Consultancy Contract
Dear Mr. James ,
We would be grateful if you could send us a quotation for the
above-mentioned contract. Details of the contract are
attached.
Since the work is due to start in December, we would
appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely
Signature
J Fish
Corporate Finance Manager
在正文的第二段，F(xiàn)ish 先生對(duì)報(bào)價(jià)的時(shí)間提出了進(jìn)一步的要求，他說(shuō)：
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
(由于工作將于12月份展開(kāi)，我們希望您能盡快答復(fù)。)
這里，F(xiàn)ish 先生用了since(既然……;由于……)來(lái)連接整個(gè)句子，使句子讀起來(lái)更通順。
注意，英文書(shū)信和中文信件一樣，也講究句與句之間要"承上啟下"。 比如，連接因果關(guān)系的句子除了上文提到的since外，還有連詞：
because(因?yàn)椤?, as(因?yàn)椤?, now that …(既然……)，例如：
There was a delay because we had some technical problems.
延期是由于技術(shù)上的問(wèn)題造成的。
另外，我們還可以用介詞詞組來(lái)表示因果關(guān)系，例如上面這句話還可以用because of 或者due to 來(lái)表示：
There was a delay because of (due to) some technical problems. (請(qǐng)大家閱讀"妙連句子")
due to在這兒是"因?yàn)椋捎?quot;的意思。不過(guò)，細(xì)心的你一定發(fā)現(xiàn)了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果關(guān)系，而是表示"預(yù)定"。我們?cè)賮?lái)看一個(gè)表示"預(yù)定……"的句子：
The work is due to start in December.
工作預(yù)定在12月份開(kāi)始。
其實(shí)due可是一個(gè)"多面手"，除了上面的詞組due to 外，它本身還能作"到期的，應(yīng)當(dāng)?shù)?quot;。
比如去銀行時(shí)，我們得特別注意出納員(the teller)所說(shuō)的due一詞： 要是她說(shuō)：
The bill of exchange is due on the first of next month.
(這張匯票下月一日到期。)
這時(shí)，我們就必須在下個(gè)月之前承兌匯票。
當(dāng)你發(fā)出信件后，自然希望能很快收到對(duì)方的回復(fù)。那么，你該如何在信中禮貌地表達(dá)這一意思呢?我們先來(lái)看Fish 先生是怎么寫(xiě)的吧：
We would appreciate a reply at your earliest convenience.
我們希望您能盡快予以答復(fù)。
這是一個(gè)非常禮貌，而且有效的句子，值得你認(rèn)真記憶。
這里，F(xiàn)ish 先生用at your earliest convenience.(盡早……)，表示急需得到回復(fù)。
而without delay(立即…)和…as soon as possible(盡快……)也可以在信中表達(dá)渴望得到回復(fù)的急切心情。
另外，句中appreciate表示"感激"，我們還以用其它表示感激之情的詞匯來(lái)替換它，如：
I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.
當(dāng)然我們還可以換一種方式：
I look forward to hearing from you.
詞組hear from sb.是"收到某人來(lái)信"，而這里的to 是介詞，后面一定要跟名詞或者動(dòng)名詞
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