淺談高校電子圖片檔案管理及其應用論文
檔案管理可分為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等8個方面的工作，這8項工作彼此間相對穩定「‘」。隨著檔案管理現代化的發展，電子圖片檔案管理系統被逐漸應用于各大高校，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自作用，仍需不斷完善。
一、我校電子圖片檔案管理現狀
隨著經濟發展和教育普及，高校學生的人數逐年增多，面對龐大的學生人數和教職工人數，各高校檔案管理系統存在一定問題。目前，我國高校檔案管理系統存在以下問題，具體情況如下:①工作量大:高校檔案管理所處環境較為特殊，每年都會面臨著大量學生進校和畢業，這就意味著學生數據需隨時進行變動，因此高校檔案管理系統會存在數量大，變動頻繁目_復雜等難點，加上檔案管理系統應用時需配用大量專業人員對系統進行維護和應用，這對學校都是來說必不可少的巨額開支;②電子信息化應用程度及范圍較低:目前，各大高校仍以紙質檔案為儲備學生數據的主要方式，電子管理系統僅被簡單應用于學生信息檢索、交換、備份等低級功能上，電子檔案管理應用仍處于初級階段，未達到充分使用的層次;③檔案管理操作無一定標準綱領:因各個高校的實際情況不同，其管理系統也各不相同，因此各高校所設定的制度和規范也存在一定差異，因此各檔案管理系統大不相同，急需規定范圍，形成統一規范;④檔案管理在各高校中地位普遍較低:目前檔案工作在學校的地位普遍較低，在學校機構改革中，不少檔案的地位又被削弱，只看到其服務功能，而忽視了其行政協調、監督指導的職能。
二、我校電子圖片檔案管理系統分析
電子圖檔管理系統能夠自動、實時、完整、準確的收集歸檔CAD電子文件，對收集歸檔的電子文件施行有效的管理和控制，實現CAD電子文件從設計、打印、收集歸檔、統計、在線瀏覽圖形、檢索借閱、文件管理等全過程的信息化管理圖。在高校電子圖片檔案管理系統中，圖片在歸檔的過程中應包含管理信息、內容信息、屬性信息和歸檔信息4個方面的內容。管理信息應當包括存放地點、保管期限等等;內容信息包括文字說明、拍攝者、拍攝口期等等;屬性信息應當包括圖片類型、分辨率等等;歸檔信息包括歸檔人、歸檔日期等等。
三、高校電子圖片管理系統的應用
1、電子圖片檔案具有的優點
①操作過程簡便，能夠極方便的對其進行增加、刪除、修改等操作，且進行修改后并不會留下修改痕跡，有效保證整個檔案頁面完整、整潔;
②資源傳輸方便快捷，能夠實現資源的共享。在現實的閱讀過程中，若是紙質檔案就只能提供給能夠接觸該紙質檔案的人進行閱讀，而針對電子圖片的管理檔案，由于此類電子檔案是由計算機以及網絡技術進行處理的，因此能夠避免受到該限制，擺脫紙質檔案在時間以及空間上存在的制約;
③不會占用較大的存儲空間，紙質文件數量會不斷增長，但實際的存儲空間確實有限的，兩者之間一直以來都存在著激烈的矛盾，但若使用電子圖片檔案進行管理，電子檔案不會占用較多的空間，便能很好的將矛盾有效解決;
④文件進行復制的過程中，電子文件能夠有效避免信息和數據的丟失。由于在實際操作中，紙質文件進行復制或是縮微品進行拷貝時，經常會導致清晰度的下降、畸變、信息的丟失等等問題，與電子圖片檔案進行比較，紙質文件具有較大的不足之處。因為電子圖片檔案進行復制時，由于信息處理過程是信息化的，極少出現該類問題，因此電子檔案在文件進行復制和拷貝的過程中，更能避免文件信息、內容、數據等的丟失和缺損。
2、電子圖片檔案缺點
首先是其儲存的安全性，安全性對于系統的正常運行和內部資料的保密極為重要，電子檔案采用的錄入方法完全相同，各文件之間差異性較小，特征性較差，因此文件一旦受到侵害則不易被發現;其次技術支持不全面，電子檔案的特殊性使文件的保管條件和保管期限等存在局限性，需重視解決;最后高校的檔案管理人員專業知識掌握程度較低，不能完全掌控檔案管理的相關工作，為其應用帶來極大影響。
3、解決措施
針對以上系統在我校應用時存在的問題進行總結并采取相應措施，具體如下:
①規范化原則:是電子圖檔應用中的重要原則，我校要制定規范、嚴格、科學、合理的管理制度，以便系統正常運行，同時我校的原有檔案的數據化工作應按特定規格進行，確保其真實性;
②確保檔案的安全:由于電子圖片檔案能在不同載體上進行相互轉換，雖能保證圖片的真實性，但不能保證其原始性，因此，我校的檔案管理人員應詳細了解計算機功能以便對檔案系統進行全面維護;
③加強控制和管理工作:首先要對權限關系進行劃分，分級管理，避免越級管理;其次是加強拷貝的嚴密性，使用者在使用權限后，系統要對使用者得到的信息進行及時拷貝，以便查詢，最后是加強安全措施，保證系統的使用安全;
④加強人才隊伍建設:我校現存系統技術人員較少，目_水平較低，大多只會使用電子圖片檔案的簡單功能，我校要加強對相關人員的技術培養，定期學習，以便更好地使用系統，為我校學生及教職工服務。
四、結語
我們己經步入了信息時代，隨著計算機技術的飛速發展，信息電子化、各類檔案的信息化管理己經成為了大流。而作為信息存儲量巨大的各個高等院校，進行電子檔案的管理是很有必要的。現如今，電子圖片檔案管理系統己在各高校廣泛使用，然而，電子圖片檔案管理作為新興技術，必然是存在不足和缺陷的，要根據各個高校具有的實際情況進行分析管理，逐步的完善管理系統，加強硬件和軟件的同步修繕，以便更好地為廣大師生和社會服務。
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