最新物業公司檔案管理制度
檔案管理是企業管理的重要內容之一，下面是小編為您精心整理的關于物業公司檔案管理制度全文內容，僅供大家參考。
物業管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。 物業公司檔案管理制度
第一章 總則
檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章 檔案分類
一、綜合類
(一)公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、
可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等; 永久
(二)公司編文號的全部文件; 永久
(三)公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件; 長期
(四)公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復; 永久
(五)公司的各種請示報告及上級部門的批復; 永久或長期
(六)集團內各單位主送我司有關重要問題的文件; 長期或永久
(七)政府各級部門發送的文件; 長期
(八)公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄; 長期
(九)介紹信、信函存根、電報底稿; 短期
(十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊; 長期 (十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。 永久
二、經營管理類
(一)各職能部門管理文件、重要資料目錄; 永久
(二)公司下達的年度考核經濟指標及完成情況; 永久
(三)公司各部經濟考核指標; 短期
(四)公司和業務部門對外簽訂的協議、合同; 永久或長期
(五)上級部門制定的政策、規定等指導性文件。 長期
三、財務類
(一)年度審計報告; 永久
(二)年初預算報告; 長期
(三)財務分析報告; 長期
(四)財務存檔資料、文件目錄。 永久
四、人事類
(一)公司領導成員的'任免申報及上級批復; 永久
(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊 永久
(三)職工獎懲情況記錄; 永久
(四)職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料; 永久
(五)勞動工資報表(年報); 永久
(六)有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料 短期
五、行政類
(一)固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料; 永久
(二)基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內); 永久
(三)購買固定資產計劃、資料。 永久
六、工程類
接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。
備注：保管期限中：永久指10年以上，長期指5-10年， 短期指5年以下。
第三章 檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的.保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。
六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。
第四章 檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。
四、查閱檔案的`人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。
第五章 立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的.文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發的承辦和閱存的文件)，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。
第六章 其 他
一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。
二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。
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