商務報告PPT免費下載

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　　商務報告

　　一、明確發文主旨

　　任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

　　1、文件的中心內容是什么?比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣?存在哪些問題，解決方式、需協助事項;再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

　　2、根據文件內容，準備采用什么文種?比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報;針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。

　　3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗;是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

　　4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。

　　總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

　　二、收集有關資料，進行調查研究

　　發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，

　　一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、

　　擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

　　怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢?一是收集和閱讀有關的文字材料;二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，

　　還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

　　總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。

　　三、擬出提綱，安排結構

　　在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

　　提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，

　　往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

　　擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

　　四、落筆起草、擬寫正文

　　結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

　　1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。

　　如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

　　2、要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

　　五、反復檢查，認真修改

　　初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

　　1、關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

　　2、關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

　　3、關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。

　　4、關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

　　5、關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。

　　修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

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