商務公函使用規范

時間：2024-09-05 02:23:00 公函

商務公函使用規范

　　商務公函使用規范

商務公函使用規范

　　第一部分公務類傳真規范

　　一、發送傳真

　　1. 每一份傳真，都要標明一個主題，主題要明確;

　　2. 對于正式的、需存檔的信息，必須使用傳真而非電話進行溝通;

　　3. 傳真內容應簡明扼要，但不要因為信息的過于簡短或表達不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動;

　　4. 由于發出的傳真將會被永久留存，甚至成為商業糾紛的證據，因此，在發出傳真應謹慎地評閱所撰寫的每個字句，傳真格式和版面應標準統一;

　　5. 對于要求對方回復的傳真，應在傳真中注明“請回復”。

　　二、注意事項

　　1. 收到傳真后，如需回復的，應盡快回復;

　　2. 收到的傳真應分類妥善保存或處理;

　　3. 對于特別重要的傳真，應在收到或發出后給對方打電話確認;

　　4. 涉及公司機密的傳真，發出或收到后均應及時銷毀或妥善保管，不得泄露。

　　三、傳真格式及模板

　　1. 頁眉為公司名稱或標志，頁角為公司地址、電話、傳真等;

　　2. 上方為收件人姓名、單位、傳真號碼、電話號碼、發件人姓名、頁數、主題等;

　　3. 正下方為正文;

　　4. 正文應有標題，表明本傳真的主題;

　　5. 應有收件人尊稱和問候語;

　　6. 正文結束后應有問候語;

　　7. 落款應包括完整的發件人姓名、日期、所屬部門等;

　　8. 傳真模板

　　第二部分公函規范

　　一、發送公函

　　1. 作為公司對外聯系事務、發表聲明的公函，都應標明一個主題，主題要明確;

　　2. 公函內容應簡明扼要，觀點清晰，但不要因為信息的過于簡短或表達不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動;

　　3. 公函措詞應充分斟酌，做到有理有據，有禮有節;

　　4. 由于發出的公函將會被永久留存，甚至成為商業糾紛的證據，因此，在發出公函應謹慎地評閱所撰寫的每個字句;

　　5. 公函發出前應經主管領導審核，經批準并加蓋公章后方可發出;

　　6. 公函可用傳真或信件發出，發出后應給對方打電話確認;

　　7. 公函應妥善保管，一般應交專人負責公函存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內容。

　　二、接收公函

　　1. 接收到對方公函，應根據事情原由向主管領導匯報，對于要求回復的公函，應及時做出回復;

　　2. 接收到的公函，應分類安排存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內容。

　　三、公函格式及模板

　　1. 頁眉為公司標志，頁角為公司地址、電話、傳真等;

　　2. 標題為公函主題，標題下需注明往來函號;

　　3. 左上角為收件單位、收件人姓名等;

　　4. 正下方為正文;

　　5. 應有收件人尊稱和問候語;

　　6. 正文結束后應有問候語;

　　7. 落款應包括完整的公司名稱、日期等;

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