探析企業檔案管理信息化的策略論文
十五規劃明確提出以信息化帶動工業化，促進我國經濟結構調整和國家經濟跨越式發展的戰略方針，信息化被擺在了實現我國經濟發展第三步戰略目標的關鍵地位。信息化作為社會進步的發展趨勢，無論是政府信息化、企業信息化、以及各行各業的信息化，離開了對信息資源的開發利用，就失去了信息化自身的價值。盡管企業檔案工作是依附企業的各項活動，但它卻制約著企業生產、經營的各個環節，因此企業檔案走信息化道路是企業檔案工作發展的必然之路，也是企業發展的基礎要求。盡管我國企業在信息化檔案管理方面積累了豐富的經驗取得了重大進展，但是在實際的信息化檔案管理過程中，很多問題仍然存在。本文主要研究我國企業在信息化檔案管理方面存在問題，探討信息化檔案管理策略，為我國企業在信息化檔案管理方面的進一步發展提供借鑒。
一、企業檔案管理信息化內涵
信息化建設就是充分利用先進的企業思想以及先進的技術手段，對企業內部的生產經營以及管理活動進行有效的資源配置以及調控，使得企業的管理做到科學化、有效化，從而促進企業利潤的增加，不斷提高企業的核心競爭力。對于檔案管理工作來說也是如此，企業檔案管理信息化，可以極大地提高企業檔案管理的科學性以及有效性，實現對于企業檔案管理的網絡、信息化，通過檔案管理信息化以及數字化，實現企業檔案服務的高效化，從而實現企業檔案管理的資源共享，提高企業檔案管理的效率，為企業檔案管理的進一步發展提供便利。
二、企業檔案管理信息化存在問題
企業檔案管理信息化是一項復雜科學的工作，企業檔案管理信息化建設好壞直接影響著企業的檔案管理的健康穩定發展，對于提高企業檔案管理科學性以及有效性至關重要。我國企業在檔案管理信息化建設方面經驗還不是很豐富，在實際的企業檔案管理信息化建設中存在著眾多的問題。總體來講，企業檔案管理信息化建設存在的問題主要由以下幾個方面，第一，檔案信息化建設發展不平衡。我國很多企業進行了檔案管理信息化建設，但是總體來講，檔案管理信息化建設水平與程度都存在著不平衡的現狀。規模大、效益好的企業可以實現檔案管理信息化建設高效化，但是對于那些規模小、效益差的企業，檔案管理信息化建設設置無從談起。第二，基礎條件薄弱，技術、資金不足。檔案管理信息化建設對于企業基礎條件、技術、資金的要求很高，很多企業尤其是中小型企業很難做到基礎條件、技術、資金的高水準，加上企業檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應的設備以及技術支持，導致企業對于企業檔案管理信息化建設深度以及力度不夠，給企業檔案管理帶來不便。第三，缺乏統籌規劃，盲目建設。目前我國企業在檔案管理信息化建設方面普遍存在著規劃以及組織建設，另外，加上企業在檔案管理信息化建設規章制度以及標準建設缺乏統一的規定，導致企業檔案管理信息化低效率、高重復建設建設問題嚴重。第四，與其他信息管理沒有實現有效銜接。企業檔案管理信息化建設并不是孤立的，是同企業其他管理以及建設項目相結合的，例如文書處理、生產活動等方面都與檔案管理信息化密切相關。由于我國企業在檔案管理信息化建設機制以及管理機制上存在問題，導致企業檔案管理信息化同其它管理環節以及生產環節缺乏必要的聯系，為能夠實現檔案管理信息化建設同其他信息化管理的有效結合。
三、企業檔案管理信息化策略探析
(一)加強檔案管理信息化人才培養
檔案管理信息化人才是企業做好檔案管理信息化的關鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執行的。為此，企業應該加強檔案管理信息化人才招聘以及培養。檔案管理信息化建設是一項極其科學。專業性強的工作，它對于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應該不斷增加檔案管理信息化管理基礎以及專業知識學習，包括信息技術、法律、管理學科以及計算機技術的學習。另一方面，檔案管理信息化人才還應該轉變思想觀念，樹立檔案管理市場意識，使得檔案管理信息化適應市場需求。另外，企業還應該加大對于新技術的引進，從資金、技術等各個方面做好檔案管理信息化建設，加強檔案管理信息化隊伍建設。
(二)加快檔案信息化標準規范制定
標準規范以及規章制度是企業進行檔案管理信息化建設的基礎，是企業進行檔案管理信息化建設的制度保障，只有在一定的標準規范以及規章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設。首先，企業應該建立檔案管理信息化管理機構，增強人員檔案管理信息化管理責任意識，強化檔案管理信息化管理機構管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設，在基本信息化管理制度體系的基礎上，還應該加強信息化管理制度體系執行力，使得企業檔案管理真正的做到有法可依、有規章制度可依，從而促進信息化檔案管理的科學化。
(三)企業檔案管理信息化建設注意原則
企業檔案管理信息化建設注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實用性原則。企業檔案管理信息化建設的目的在于促進企業檔案管理信息資源的共享，提高企業的社會效益以及經濟效益，促進企業檔案管理的科學化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業投入大量的時間以及精力，企業應該抓住檔案管理信息化建設大好時機，實現企業管理與檔案管理信息化建設同步前進。第三，效益原則。企業進行檔案管理信息化建設的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設，企業應該將檔案管理信息化建設同企業的短期以及長期效益相結合。第四，全面協調發展。企業檔案管理信息化建設并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應的合作，必須與企業的信息化建設和經濟基礎相協調，必須與企業的信息需求相協調，必須與信息技術發展相協調，必須與全國信息化工程相協調。
四、總結
隨著企業電子商務時代的到來，企業檔案管理也伴隨著企業信息資源的交流進人到社會信息網絡的新天地。企業檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的企業內部網而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個網絡。檔案人員除了繼續做好企業檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業需求。一方面配合現代企業的營銷手段，檔案人員應建立企業信息資料庫，樹立企業良好形象的信息資源上網。另一方面從網上獲取有效信息為企業領導經營決策、為企業生產建設發展提供服務。我國企業在信息化檔案管理方面積累了豐富的經驗，但是在實際的信息化檔案管理過程中，很多問題的存在嚴重影響著企業檔案管理的進一步發展。企業應該深入研究自身信息化檔案管理現狀，創新信息化檔案管理策略，為我國企業在信息化檔案管理方面的進一步發展提供借鑒與參考。
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